Se trabaja con una versión obsoleta
El técnico usa el PDF guardado en su celular o la copia impresa del tablero, no la revisión vigente.
Control documental operacional
El documento vigente, donde se trabaja.
La versión correcta, en manos de la persona correcta, con prueba de que la recibió. Procedimientos, planos, hojas de datos de seguridad y los papeles de tus contratistas, aprobados con firma, a un QR de distancia en terreno y listos para la auditoría.
Prueba de 14 días con todas las funciones, sin tarjeta · Lectores ilimitados · Trabajadores sin cuenta · Ver precios
Ilustración de la interfaz con datos de ejemplo.
Te ayuda a demostrar
Una sola cuenta para todos tus productos Bukitech
- ISO 9001
- ISO 45001
- DS 44
- Ley 20.123
- DS 76
- Ley 21.719
Una sola cuenta para todos tus productos Bukitech
El problema
La documentación es parte del trabajo, no un archivo aparte
En una carpeta compartida, en correos y en papel, la documentación falla siempre en los mismos tres puntos.
No hay prueba de que se leyó
Ante una auditoría, una fiscalización o un accidente, cuesta demostrar quién recibió qué procedimiento y cuándo.
Los vencimientos se descubren tarde
Certificados, calibraciones, revisiones periódicas y documentos de contratistas vencen sin que nadie avise a tiempo.
Antes y después
De la carpeta compartida al documento controlado
Carpeta, correo y papel
- "PTS_prensas_final_v3_revisado.pdf" y otras dos copias que no se sabe cuál vale
- Firmas en papel que se escanean, se pierden o nunca llegan
- Charlas con lista de asistencia en una hoja suelta
- Planillas para controlar los vencimientos de los contratistas
- Una semana armando la evidencia para el auditor
Con Dokus
- PTS-MAN-012 Rev. C, la única vigente
- Firma electrónica con reautenticación y la huella del archivo
- Toma de conocimiento por enlace personal o charla con firma en pantalla
- Acreditación calculada sola, con avisos antes de vencer
- Lista maestra, evidencia y expediente exportados en minutos
Cómo funciona
Cuatro pasos, de la aprobación a la evidencia
-
1
Controlar
Cada documento tiene código, dueño y revisiones. Una revisión pasa por revisión y aprobación con firma, y al publicarse la anterior queda obsoleta en el mismo instante.
-
2
Distribuir
Defines quién debe conocer cada documento por cargo, área, faena o contratista. Dokus asigna la lectura y avisa a quien falta.
-
3
Usar en terreno
Un QR en el equipo o el tablero abre siempre la versión vigente. Si una copia impresa está obsoleta, el QR lo dice.
-
4
Demostrar
Firmas, tomas de conocimiento y accesos quedan registrados. Exportas la evidencia de una revisión o el expediente completo de un documento.
Funcionalidades
Todo el ciclo del documento controlado
Núcleo documental con firma
- Codificación automática (PTS-MAN-012) por tipo, área y correlativo.
- Flujos de revisión y aprobación por rol, persona, dueño o responsable del área.
- Firma electrónica simple: quien firma vuelve a confirmar su identidad y, si lo pides, usa un segundo factor.
- PDF controlado con encabezado, QR de verificación y hoja de control con firmas y huella del archivo.
- Marca de agua "Copia no controlada" al descargar, con la fecha y quién la descargó.
- Lista maestra y matriz de registros en Excel y PDF, e importación de tu lista actual.
Ciclo de una revisión
- Borrador
- En revisión
- Aprobada
- Vigente
- Obsoleta
Solo puede haber una revisión vigente por documento. Lo publicado no se modifica: para cambiar algo se crea una revisión nueva.
Distribución y toma de conocimiento
- Enlace personal para cada trabajador, sin crear cuentas: confirma con los últimos dígitos de su RUT.
- Charla asistida: el supervisor presenta y cada asistente firma con el dedo en la tablet.
- Cuestionario opcional y tiempo mínimo de lectura para los documentos críticos.
- Las incorporaciones reciben solas las lecturas que les corresponden, como parte de la inducción.
- Panel de cumplimiento por revisión, persona, área y contratista, con PDF de evidencia.
- Próximamente Aviso y confirmación por WhatsApp a través de Faenia.
Declaración
«Declaro haber recibido, leído y comprendido el documento PTS-MAN-012, revisión C.»
Cada toma de conocimiento queda asociada a una revisión concreta, con canal, fecha y hora.
En terreno
- Puntos QR en equipos, estaciones y tableros, con etiquetas listas para imprimir.
- Verificación de copias impresas: vigente en verde, obsoleta en rojo y enlace a la vigente.
- Copias físicas controladas y numeradas, con tareas de reemplazo al cambiar la revisión.
- Uso sin conexión: los documentos que te corresponden quedan guardados y las lecturas se envían al volver la señal.
Contratistas y acreditación
- Requisitos por faena o contrato para la empresa contratista (F30, F30-1, mutualidad) y para cada trabajador (contrato, información de riesgos, entrega de EPP, exámenes, licencias, cursos).
- Portal del contratista: sube sus documentos desde el celular con un enlace a su correo.
- Revisión y aprobación de lo presentado, con motivos de rechazo y avisos de vencimiento.
- Estado calculado: acreditado, por vencer o no acreditado, con los motivos.
- Portería: consulta "¿puede entrar?" por RUT o con la credencial QR del trabajador.
- Registro de antecedentes de faena exportable (DS 76).
Portería
No puede entrar
Información de riesgos laborales: pendiente
F30-1 de la empresa: vencido
AcreditadoTodos los requisitos al día
La consulta no muestra el contenido de los documentos del trabajador.
Auditoría y evidencia
- Registro de auditoría encadenado por hash: si alguien altera un registro en la base, la verificación diaria lo detecta.
- Expediente de cada documento en PDF: revisiones, firmas, distribuciones, lecturas, copias y accesos.
- Registros (charlas, checklists, certificados) inmutables y con período de retención.
- Exportación completa de tu información en cualquier momento, incluso con la cuenta en solo lectura.
Cadena de auditoría
- #1041 revision.approved 9f2c…
- #1042 revision.published a71e…
- #1043 acknowledgement.recorded 3b0d…
Cada entrada incluye la huella de la anterior. Cada firma queda ligada a la huella exacta del archivo aprobado.
Cumplimiento normativo
Te ayuda a demostrar lo que la norma te pide
Dokus no reemplaza tu sistema de gestión ni a tu prevencionista: ordena la información y deja la evidencia para que la puedas mostrar.
ISO 9001 e ISO 45001
Lo que piden sobre la información documentada: saber cuál es la versión vigente, quién la aprobó, a quién llegó y cómo se guardan los registros.
DS 44 (prevención de riesgos)
Informar a cada trabajador de los riesgos de su trabajo antes de que empiece, y poder mostrar que se hizo.
Ley 20.123 (subcontratación)
Pedir y revisar los papeles de tus contratistas, como los certificados F30 y F30-1, para no responder por deudas laborales que no son tuyas.
DS 76 (contratistas en faena)
Llevar el registro de las empresas que trabajan en tu faena y entregarles tu reglamento para contratistas.
Ley 21.719 (datos personales)
Guardar solo lo necesario: de los exámenes de salud se guarda el certificado de aptitud, y solo lo ve quien tenga permiso.
Ley 19.799 (firma electrónica)
Firmas electrónicas que dejan claro quién aprobó, cuándo y sobre qué archivo exacto.
El cumplimiento depende de cómo cada empresa define y ejecuta sus procesos. Dokus es una herramienta de apoyo y no constituye asesoría legal.
Ecosistema Bukitech
Funciona solo y se conecta con el resto de Bukitech
Cada producto resuelve una parte de la operación y funciona solo. Juntos comparten información, sin volver a digitar, cuando tu empresa lo autoriza.
SigooOperación: el procedimiento vigente de cada equipo dentro de la orden de trabajo. Próximamente
FaeniaRelación y canal: documentos y "Leí y comprendí" por WhatsApp. Próximamente
DatamoInteligencia: el cumplimiento documental en tus dashboards. Próximamente
Precios
Se cobra por quienes editan, no por quienes leen
Lectores con cuenta ilimitados en todos los planes, y los trabajadores toman conocimiento sin cuenta: distribuir a toda la dotación no cuesta más. Empieza con una prueba de 14 días.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿Cuántos lectores puedo tener?
En todos los planes los lectores con cuenta son ilimitados. Además, los trabajadores que solo toman conocimiento no necesitan cuenta y no cuentan como lectores. Se cobra por las personas que crean y editan documentos.
¿Los trabajadores necesitan una cuenta?
No. Cada trabajador recibe un enlace personal (por correo o con un QR) y confirma su identidad con los últimos dígitos de su RUT. También puede firmar en una charla asistida, en la tablet del supervisor. Solo quienes administran documentos entran con su cuenta.
¿Qué pasa con los datos personales de los trabajadores?
Se guardan solo los datos necesarios para el control documental y la acreditación. De los exámenes de salud se guarda únicamente el certificado de aptitud, y verlo exige un permiso que ningún rol trae por defecto. Cada acceso queda registrado, en línea con la Ley 21.719.
¿Cómo paso mis documentos actuales a Dokus?
Con una importación masiva: tu lista maestra en Excel más un ZIP con los archivos. Dokus valida todo antes y te muestra los errores por fila. Los documentos quedan vigentes con su aprobación registrada como "aprobado fuera de Dokus", sin inventar firmas.
¿Funciona donde no hay señal?
Sí. Los documentos vigentes que le corresponden a cada persona quedan guardados en el celular, y las tomas de conocimiento se envían al volver la conexión con la hora real en que ocurrieron. Las firmas de aprobación sí requieren conexión.
¿Qué pasa si un pago queda pendiente?
La cuenta pasa a solo lectura después de un período de gracia: puedes seguir consultando, descargando y exportando todo, y la portería y la toma de conocimiento siguen funcionando. No se borra nada.
Demostración
Veamos Dokus con tus documentos
Cuéntanos de tu operación. Te mostramos cómo quedaría tu lista maestra, la distribución y el control de contratistas, o te activamos la prueba de 14 días.
- Demostración de 30 minutos, en línea
- Te ayudamos con la importación de tu lista maestra
- Prueba de 14 días con todas las funciones, sin tarjeta
También puedes escribir a [email protected].
Que el documento correcto esté donde se trabaja
Activa una prueba de 14 días con todas las funciones o pide una demostración con tus documentos.